Tietosuojaseloste – Persona-rekrytointialusta

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Persona Henkilöstöratkaisut Oy (Y-tunnus 3274543-7), Vantaa.
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Janne Westman, janne@personapalvelut.fi, puh. 040 589 2459.

Tilaajayritys toimii omien rekrytointitoimeksiantojensa osalta rekisterinpitäjänä ja Persona Henkilöstöratkaisut Oy käsittelijänä. Rekrytointipalvelun tuottamisen osalta Persona on rekisterinpitäjä.

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekrytointi ja henkilöstöpalvelut (työhakemusten vastaanotto, ehdokkaiden arviointi, toimeksiantojen hallinta): sopimuksen valmistelu ja oikeutettu etu.
Kansainvälinen rekrytointi (lupaprosessin seuranta, matkajärjestelyt, kielikoulutus): sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteiset velvoitteet.
Perehdytys ja valmennus (suoritusmerkinnät, osaamistestit): sopimus ja oikeutettu etu.
Käyttäjätilit ja tietoturva (tunnistautuminen, käyttölokit): sopimus ja oikeutettu etu.
Henkilöllisyysasiakirjat (passit, luvat): lakisääteinen velvoite kansainvälisessä rekrytoinnissa.

3. Käsiteltävät tiedot

Perustiedot: nimi, sähköposti, puhelin, kieli, kansalaisuus, asuinmaa.
Hakemustiedot: ansioluettelo, koulutus, työkokemus, kielitaito, sertifikaatit, saatavuus, hakemusteksti.
Kansainvälisen rekrytoinnin asiakirjat: passin tiedot, työ- ja oleskelulupatiedot, todistukset.
Prosessitiedot: hakemuksen vaihe, arvioinnit, haastattelumuistiinpanot, viestintä, tekoälyn tuottamat jäsennykset ja vastaavuusarviot perusteluineen.
Tekniset tiedot: kirjautumis- ja käyttölokit, IP-osoite, selaintiedot, käyttöehtojen hyväksynnät.

4. Tekoälyn käyttö

Palvelu käyttää tekoälyä asiakirjojen jäsentämiseen rakenteiseksi profiiliksi, monikieliseen kääntämiseen sekä ehdokkaiden ja vaatimusten vastaavuuden pisteyttämiseen. Tekoäly ei tee automaattisia päätöksiä (GDPR 22 art.): jokaisen valinta- tai hylkäyspäätöksen tekee ihminen, arvion perusteet ovat nähtävissä ja tekoälyn käyttö kirjataan lokiin. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa arviointiperusteista ja pyytää uudelleenarviointia.

5. Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, tilaajayritykseltä, Personan rekrytoijilta sekä kohdemaan kumppaneilta, jotka syöttävät kandidaattien tietoja heidän suostumuksellaan.

6. Tietojen vastaanottajat

Tilaajayritys, jonka toimeksiantoon hakemus kohdistuu (vain kyseisen toimeksiannon tiedot).
Kohdemaan kumppani kansainvälisessä rekrytoinnissa (vain omat kandidaattinsa).
Palvelun tekniset alihankkijat: Honkio Oy (alustapalvelu, EU), sähköposti- ja tekstiviestipalvelut, tekoälymallipalvelut, joiden kanssa on tehty käsittelysopimukset.
Viranomaiset lakisääteisten velvoitteiden edellyttämässä laajuudessa.

7. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot säilytetään EU:n alueella. Kansainvälisessä rekrytoinnissa kohdemaan kumppanille (esim. Myanmar, Vietnam) siirretään vain kumppanin omien kandidaattien prosessitietoja. Siirroissa käytetään EU:n komission vakiosopimuslausekkeita. Tekoälymallipalveluiden osalta käytetään EU-alueella toimivia palveluita tai vakiosopimuslausekkeita.

8. Säilytysajat

Hakemustiedot: 2 vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä, ellei rekisteröity anna suostumusta pidempään säilytykseen kandidaattipoolissa.
Henkilöllisyysasiakirjat: vain lupaprosessin edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan.
Työsuhteeseen johtaneet tiedot: työsuhteen ajan ja lakisääteiset säilytysajat.
Käyttölokit ja tekoälyn arviointilokit: 5 vuotta (tekoälyasetuksen ja osoitusvelvollisuuden mukaisesti).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikaista tietoja, poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä peruuttaa suostumus. Omat perustiedot voi tarkistaa ja muokata Palvelun profiilisivulla. Muut pyynnöt: janne@personapalvelut.fi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

10. Tietoturva

Tiedot suojataan roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla, salatuilla yhteyksillä, asiakaskohtaisesti eriytetyillä tietoympäristöillä sekä käsittelyn lokituksella. Pääsy arkaluontoisiin asiakirjoihin on rajattu vain niihin rooleihin, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

11. Muutokset

Tätä selostetta päivitetään tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan Palvelussa ja Käyttäjää pyydetään hyväksymään päivitetty versio.